Door Saskia Reijnen De ondernemingsraad kan via sociale media beter zichtbaar zijn, zichzelf profileren, kandidaten werven en de missie uitdragen. Noem de ambities van de or en sociale media kunnen voor de or gaan werken.

Gewoon beginnen

Door gewoon te beginnen, en missie en sociale media met elkaar te verbinden, kun je de achterban laten zien wat je als or belangrijk vindt en waar je mee bezig bent. Zo twittert bijvoorbeeld de centrale ondernemingsraad van de nationale Politie ‘live’ vanuit de overlegvergadering. Daar kan geen or-nieuwsbrief tegenop! De or van de gemeente Deventer heeft een actieve facebookpagina. Dat is hun middel om het verhaal van de or te vertellen, te laten zien waar zij mee bezig zijn én wat hun toegevoegde waarde is; geen lappen tekst maar korte filmpjes. De or publiceert ook foto’s van studiedagen, vergaderingen en bijzondere gebeurtenissen. Zo verandert het wat stoffige or-imago naar een fris, dynamische en vooral moderne look.

Teams krijgen meer verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Een communicatiemiddel zoals bijvoorbeeld een traditionele enquête is niet altijd meer doelmatig. Teams krijgen meer verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Communicatie en interactie met medewerkers die zelf verantwoordelijkheid nemen voor participatie krijgen een grotere rol. Hier kunnen heel goed moderne communicatiemiddelen voor worden ingezet. Zo heeft de Or Productie van PostNL een speciale participatie-app ontwikkeld. De inhoud werd samengevoegd binnen bestaande applicaties die al toegankelijk waren voor postbezorgers. Met deze app kan de ondernemingsraad snel alle postbezorgers benaderen om hun mening te verkrijgen.

Live video’s uitzenden

Op livestreaming-platforms zoals Facebook Live, YouTube en Periscope kun je live video’s uitzenden die overal kunnen worden bekeken. Je kunt dus zelf ook ‘live’ meekijken bij evenementen en bijeenkomsten. De realtime interactie die je hebt met kijkers is de sleutel van het succes van livestreams. Sociale media zijn krachtige middelen om:

• Kennis en informatie te krijgen over zaken betreffende het or-lidmaatschap, maar ook over wat er speelt in de sector waarbinnen je werkt. Dankzij sociale media kom je in contact met een diversiteit aan mensen en organisaties die verschillende opvattingen en ervaringen hebben over een bepaald thema of onderwerp. Zo kun je ideeën, standpunten en meningen toetsen buiten het eigen directe or-netwerk
• Kennisontwikkeling. Je kunt actief kennis verzamelen, selecteren, verwerken en effectief en efficiënt informatie delen met andere or-leden
• Zichtbaar te zijn en zichtbaar te blijven voor je achterban
• Effectief en efficiënt opbouwen én onderhouden van het netwerk van de or. In de eigen (netwerk)organisatie kunnen sociale media ingezet worden om signalen vanuit zelforganiserende teams op te pikken.

De sociale-mediastrategie

Er zijn vele formats te vinden en het is maar net wat je past en aanspreekt. Met het hierna volgend stappenplan kan een eerste aanzet worden gegeven om een sociale-mediastrategie te ontwikkelen die naadloos past bij missie en visie.

1. Bepaal met elkaar de belangrijkste communicatiedoelen en koppel dit aan sociale media.
2. Onderzoek hoe je doelstellingen gaat meten en gebruik daarvoor beschikbare tools.

Voor sociale media zijn hiervoor meerdere meetmodellen gecreëerd. Het gaat hierbij niet alleen om het meten van directe volgers van accounts en het aantal reacties op berichten. Het aantal likes zegt ook niet alles. Kwaliteit gaat absoluut boven kwantiteit. Het gaat met name om de relevantie van de interactie.

Vier meeteenheden kunnen onderscheiden worden die het succes van socialemedia-acties weergeven:

• conversation rate (het aantal reacties op berichten)
• applause rate (applausratio voor bijvoorbeeld vind-ik-leuk, en hartsymbool twitter)
• amplification (wanneer het bericht door mensen wordt gedeeld met het eigen netwerk)
• economic value (financiële waarde van sociale media inspanningen)

3. Activiteitenplan met andere woorden op één A4 een creatief plan met acties (campagnes, content, etc) waarmee je de gestelde doelen wilt gaan behalen.
4. Maak een contentplan. In dit plan bedenk je actuele en aansprekende thema’s. Deze thema’s werk je uit naar concrete ideeën voor berichten.
5. Evalueer de acties van de or.

Ga ‘Doenken’!

Een sociale-mediastrategie, dat klinkt sommige or-leden als muziek in de oren. Aan de hand van het hiervoor genoemde format is een communicatieplan zo gemaakt, maar het gaat om meer. Namelijk om de  ‘communicatielenigheid’ van de or-leden, zoals willen leren, nieuwsgierig zijn, durven experimenteren en bestaande vertrouwde middelen los kunnen laten. Van belang is bewustwording van het feit dat sociale media effectief en efficiënt ingezet kunnen worden om netwerken op te bouwen en te verbinden. Het is ook gewoon een kwestie van ‘doenken’, namelijk gelijktijdig denken en doen! Alleen een strategisch plan uitdenken en uitwerken is dus niet genoeg. Ga tegelijkertijd aan de slag en experimenteer met nieuwe middelen. Evalueer jouw acties, leer samen en maak plezier. Verleid anderen om datzelfde te gaan doen. Waarom nog langer wachten?

Checklist

• De sociale-mediastrategie dient in lijn te zijn met de missie, doelen en strategie van de ondernemingsraad
• Maak geen grote plannen maar ‘Keep it simple and short’! Strategie=doelstelling + hoe jij dit als or wil bereiken
• Onderzoek welke sociale media de achterban gebruikt en hoe het staat met de toegankelijkheid op het werk
• Focus op betrokkenheid. Niet de hoeveelheid fans/likes is essentieel  maar de omvang van de interactie is belangrijk voor een groot bereik
• Stel jezelf de vraag ‘zou ik dit bericht lezen, liken of delen?’
• Actualiteit voorop! Een recent bericht scoort beter dan een ‘oud bericht
• Stel je achterban vragen; een post met een vraag geeft meer interactie
• Wees ook actief op sociale media tussen 17.00 – 23.00!
• Succesvolle content creëren vraagt een flinke portie creativiteit en trucs. Verdiep je in de verschillende mogelijkheden die je hebt
• Vloggen en korte YouTube filmpjes hebben het meeste bereik. Foto’s en links worden minder aangeklikt. Het gaat om het vertellen van het ‘or-verhaal’
• Investeer in het ontwikkelen van specifieke vaardigheden en kennis van or-leden
• Maak afspraken over het gebruik van sociale media en maak afspraken over do’s en dont’s.

Saskia Reijnen is senior-adviseur, procesbegeleider en trainer bij Pinq. Dit artikel is eerder gepubliceerd in vakblad OR & communicatie. Lees ook:

• Or-thema’s bespreken via WhatsApp
• Overtuigend presenteren doe je zo
• Wat doe je als or met een type Trump als bestuurder?
• Heldere communicatie essentieel in adviesprocedure