Volgens de Wet op de ondernemingsraden (WOR) horen directie en OR twee keer per jaar, in een aparte overlegvergadering, de ‘algemene gang van zaken’ te bespreken. Van dat voorschrift wordt weinig gebruik gemaakt. Verstandig gebruik van artikel 24 kan directie en OR veel opleveren.
Onlangs was het weer raak. De OR-leden van het middelgroot dienstverlenend bedrijf ZorgZeker werden opgeschrikt door een ‘e-mail aan allen’. De directie deelde al haar werknemers in die e-mail mee dat de werkzaamheden van een belangrijke afdeling overgenomen zouden worden door een andere onderneming; MultiService. Een twintigtal werknemers zou volgens het principe ‘mens volgt werk’ mee over gaan. De vertrekkende werknemers kregen warme woorden mee als afscheid. De OR was net drie weken geheel vernieuwd en de leden belden elkaar vertwijfeld op. Hadden zij hierover niet iets moeten zeggen? Eén trok de stoute schoenen aan en ging naar de directie. ‘Nee, hoor’, stelde deze hem gerust, ‘hier hebben jullie niets over te zeggen. Straks, als de arbeidsvoorwaarden van de oud-werknemers geharmoniseerd worden, vragen we jullie advies’.
Adviesplichtige zaak
De voor de zekerheid geraadpleegde externe deskundige keek daar toch wat anders tegen aan. In de eerste plaats betrof het wel degelijk een adviesplichtige zaak. In de tweede plaats viel niet goed in te zien hoe de OR van ZorgZeker zou kunnen adviseren over de harmonisatie van arbeidsvoorwaarden in MultiService. In de derde plaats vallen arbeidsvoorwaarden niet onder het adviesrecht maar onder het instemmingsrecht. En tenslotte bleek de directie deze ideeën al maanden in voorbereiding te hebben, en had zij deze moeten melden tijdens de ‘bespreking van de algemene gang van zaken’ (art. 24 WOR).
De voor de zekerheid geraadpleegde externe deskundige keek daar toch wat anders tegen aan. In de eerste plaats betrof het wel degelijk een adviesplichtige zaak. In de tweede plaats viel niet goed in te zien hoe de OR van ZorgZeker zou kunnen adviseren over de harmonisatie van arbeidsvoorwaarden in MultiService. In de derde plaats vallen arbeidsvoorwaarden niet onder het adviesrecht maar onder het instemmingsrecht. En tenslotte bleek de directie deze ideeën al maanden in voorbereiding te hebben, en had zij deze moeten melden tijdens de ‘bespreking van de algemene gang van zaken’ (art. 24 WOR).
Algemene zaken
Het is, helaas, nog steeds een veelgehoorde klacht van OR’en dat zij pas bij belangrijke ontwikkelingen betrokken worden als alles eigenlijk al in kannen en kruiken is. Nog erger is het als de OR er in het geheel niet bij betrokken wordt, zoals bij ZorgZeker. Juist om dit soort narigheid te voorkomen, is in 1998 artikel 24 in de Wet op de ondernemingsraden opgenomen. Op grond van dit artikel moet minstens twee keer per jaar de algemene gang van zaken in de onderneming worden besproken. Dit artikel verplicht de werkgever om informatie te geven over de gerealiseerde werkzaamheden en resultaten van het afgelopen half jaar, en de verwachtingen voor het komende half jaar. Bovendien moet de werkgever de OR vertellen welke besluiten hij in voorbereiding heeft die adviesplichtig of instemmingsplichtig zijn. In de bespreking van de algemene gang van zaken kan worden afgesproken hoe en wanneer de OR bij de besluitvorming wordt betrokken. Een vertegenwoordiging van de toezichthouder (commissarissen) hoort daarbij aanwezig te zijn. Werkgevers en OR’en die verstandig van dit artikel gebruik maken, slagen er vaak in om hun werkzaamheden goed op elkaar af te stemmen.
Vorm en vertrouwelijkheid
Maar hoe doe je dat, ‘verstandig gebruik maken’ van artikel 24 ? Laten we eerst kijken naar de vorm. Het blijkt goed te werken als gebruik wordt gemaakt van een andere locatie en een andere opstelling dan bij de gebruikelijke overlegvergadering (OV). Niet in de directiekamer, niet achter tafels, niet met een agenda die dwingt tot het bespreken van het verslag van de vorige keer voor je tot een gesprek kunt komen. Voorts is het belangrijk dat er enige vertrouwelijkheid is, in de zin van integer met informatie omgaan. Als het, bijvoorbeeld, gaat over functioneringsgesprekken, moet de werkgever kunnen zeggen dat hij zich zorgen maakt over de kwaliteit van de leidinggevenden zonder dat dit de volgende dag op straat ligt. Ook komt het de overlegsfeer ten goede als de OR of de directie bepaalde ideeën kunnen opperen, voorstellen in de week kunnen leggen, zonder direct te worden afgetroefd.
De inhoud
Dan over de inhoud. Een goed gesprek over de ‘algemene gang van zaken’ gaat in de eerste plaats over de vraag wat er de afgelopen maanden in de onderneming is gebeurd, wat goed ging, waar fouten zijn gemaakt. In de tweede plaats gaat het over de rol van de medezeggenschap. Zijn OR en directie gelukkig met de manier waarop de medezeggenschap wordt ingevuld? Hoe zou dat beter kunnen? In de derde plaats over de toekomst, over besluiten die ‘in voorbereiding’ zijn, zoals het zo mooi in de wet staat.
Betrokken in een vroeg stadium
Daarbij zal een OR die in een vroeg stadium wil meepraten, moeten accepteren dat de details nog niet bekend zijn. Het gaat nog om de grote lijnen. De gemiddelde OR heeft echter de neiging juist wel naar de details te gaan vragen. Wat betekenen de plannen precies? Zullen er ontslagen vallen? Wordt de structuur anders? Een OR die echter op nog onvolgroeide plannen reageert door ‘duizend vragen’ te stellen, zal niet snel nog een keer worden uitgenodigd. Wel kan uiteraard worden besproken hoe en wanneer de details worden ingevuld en hoe de OR daarbij wordt betrokken! Zo kan een traject worden afgesproken waarin de OR in fasen adviseert. Een OR kan bijvoorbeeld akkoord gaan met een algemene richting, onder het voorbehoud dat een aantal nadere besluiten opnieuw ter advisering worden voorgelegd. De OR die zo te werk wil gaan zal dan moeten begrijpen dat de voornemens en plannen van de directie in een vroeg stadium van besluitvorming altijd voorwaardelijk zijn. De directie vindt bijvoorbeeld dat nu, onder deze omstandigheden, verdere reorganisaties kunnen uitblijven. Volgende maand echter zijn de omstandigheden anders en verandert de directie van gedachten. Voor de directie is dit zo vanzelfsprekend, dat zij vaak vergeet het erbij te vertellen. Voor de OR zijn uitspraken echter al snel toezeggingen.
Daarbij zal een OR die in een vroeg stadium wil meepraten, moeten accepteren dat de details nog niet bekend zijn. Het gaat nog om de grote lijnen. De gemiddelde OR heeft echter de neiging juist wel naar de details te gaan vragen. Wat betekenen de plannen precies? Zullen er ontslagen vallen? Wordt de structuur anders? Een OR die echter op nog onvolgroeide plannen reageert door ‘duizend vragen’ te stellen, zal niet snel nog een keer worden uitgenodigd. Wel kan uiteraard worden besproken hoe en wanneer de details worden ingevuld en hoe de OR daarbij wordt betrokken! Zo kan een traject worden afgesproken waarin de OR in fasen adviseert. Een OR kan bijvoorbeeld akkoord gaan met een algemene richting, onder het voorbehoud dat een aantal nadere besluiten opnieuw ter advisering worden voorgelegd. De OR die zo te werk wil gaan zal dan moeten begrijpen dat de voornemens en plannen van de directie in een vroeg stadium van besluitvorming altijd voorwaardelijk zijn. De directie vindt bijvoorbeeld dat nu, onder deze omstandigheden, verdere reorganisaties kunnen uitblijven. Volgende maand echter zijn de omstandigheden anders en verandert de directie van gedachten. Voor de directie is dit zo vanzelfsprekend, dat zij vaak vergeet het erbij te vertellen. Voor de OR zijn uitspraken echter al snel toezeggingen.
Terug naar directie en OR van ZorgZeker. Daar nam de directie op eigen gezag besluiten zonder op tijd de OR om advies te vragen. Dat kan bewust gebeurd zijn, maar ook kan de directie echt gedacht hebben dat haar visie de juiste was. Een wijs gebruik van artikel 24 kan ervoor zorgen dat de OR op de hoogte is van komende ontwikkelingen, en daar op tijd op kan anticiperen.
Tips
– Maak van de ‘art. 24 OV’ een aparte bijeenkomst. Haal er geen lopende zaken bij.
– Spreek af dat de bijeenkomst vertrouwelijk is, dat er open kan worden gepraat.
– Praat open en grondig de gang van zaken in de onderneming door.
– Spreek met elkaar door hoe de rol van de medezeggenschap kan worden verbeterd.
– Neem door welke ontwikkelingen op stapel staan, en hoe de medezeggenschap daarbij op een vruchtbare manier betrokken wordt.
Tips
– Maak van de ‘art. 24 OV’ een aparte bijeenkomst. Haal er geen lopende zaken bij.
– Spreek af dat de bijeenkomst vertrouwelijk is, dat er open kan worden gepraat.
– Praat open en grondig de gang van zaken in de onderneming door.
– Spreek met elkaar door hoe de rol van de medezeggenschap kan worden verbeterd.
– Neem door welke ontwikkelingen op stapel staan, en hoe de medezeggenschap daarbij op een vruchtbare manier betrokken wordt.
Lees meer over het vertrouwelijk omgaan met informatie in het artikel Gevoelige materie.
